En France, les gros événements, tels que les concerts au Stade de France, les festivals populaires ou les grandes rencontres sportives, attirent une multitude d’épicuriens. Si vous êtes un gérant d’un commerce alimentaire, vous aurez besoin de bien plus que des plats savoureux.
En effet, vous devrez mettre en place des systèmes solides, former du personnel compétent et disposer d’une cuisine qui vous aidera à suivre le rythme sans aucune perte de qualité. Voici comment préparer votre chaîne logistique lors de ces gros événements afin qu’elle fonctionne parfaitement, des premières préparations au service final.
1. Comprendre vos limites opérationnelles
Commencez par évaluer la configuration actuelle de votre cuisine.
Pensez aux questions suivantes :
- Combien de plats pouvez-vous préparer par heure de façon confortable ?
- Combien de personnes sont nécessaires par shift ?
- Est-ce que votre cuisine, dans son état actuel, est capable de répondre à toutes les commandes reçues ?
- Est-ce que vous avez suffisamment d’espace de stockage au frais et au sec pour du stockage en gros ?
2. Faire travailler votre équipement plus dur pour vous
Vous vous attendez à de nombreuses commandes ?
Vous devriez essayer d’investir dans ces équipements ou les louer :
- De plus grands fours ou grils ;
- Des mixeurs et des robots culinaires puissants ;
- Des congélateurs et des chambres froides ;
- Des chauffe-plats portables ou des tables de préparation pour des configurations extérieures ;
- Des cuiseurs et des friteuses avec une minuterie pour rester conforme.
Gardez une longueur d’avance en faisant des vérifications de maintenance régulières. En effet, une panne d’équipement est la dernière chose dont vous avez besoin pendant les heures de pointe de votre service.
3. Optimiser pour aller plus vite
Une bonne cuisine est une cuisine qui va vite. Optimiser vos processus pour gérer plus facilement un grand volume de commandes :
- Préparez en gros et en avance vos sauces, accompagnements et protéines ;
- Faites vos portions en avance et étiquetez clairement vos ingrédients ;
- Concevez des plats autour d’une liste partagée d’ingrédients ;
- Mettez en place des stations dédiées pour la préparation, la cuisine et l’emballage ;
- Prévoyez des shifts plus courts pour éviter une trop grande affluence ainsi que le burnout de votre personnel ;
- Préparez des guides visuels et des checklists pour vos stations.
Toutes ces astuces vous permettront d’améliorer votre chaîne d’approvisionnement, même si votre cuisine doit embaucher des travailleurs saisonniers ou intérimaires.
4. Recruter une équipe fiable
Les services souhaitant répondre à une forte demande nécessitent une équipe compétente et bien informée. Commencez votre processus de recrutement suffisamment tôt pour pouvoir passer du temps à les accueillir. Assignez des chefs d’équipe à chaque créneau et identifiez clairement les stations de travail. Un travail d’équipe efficace est la clé pour une bonne exécution.
5. Garder un œil sur les stocks
La chaîne logistique de votre cuisine dépend fortement du contrôle de votre stock. Lors de gros événements, les retards de réapprovisionnement peuvent coûter cher.
Mettez en place un système qui puisse vous aider :
- Déclenchez des commandes avant même que le stock de vos ingrédients soit épuisé ;
- Anticipez vos besoins en ingrédients en fonction de l’affluence passée ;
- Commandez intelligemment en gros ;
- Réduisez les coûts et les déchets ;
- Suivez la méthode du “Premier entré, premier sorti” (FIFO) pour bien contrôler les dates de péremption.
Formez votre équipe à répertorier, stocker et renouveler correctement le stock, car cela permet de garder votre nourriture en sécurité et de mener vos opérations sans stress.
6. Simplifier votre menu
Plus vous proposez de choix, plus les choses iront lentement.
Contentez-vous de :
- Privilégier les plats populaires comme les burgers ;
- Mettre en place des menus faciles à assembler ;
- Proposer peu d’options de personnalisation ;
- Mettre à la carte des plats faciles à emballer et à manger dehors.
Un menu bien conçu réduit le risque d’erreurs et aide votre personnel de cuisine à rester concentré sur la vitesse et sur la conformité.
7. Utiliser des outils technologiques intelligents
Les outils numériques peuvent réduire la charge de travail manuelle et améliorer votre précision.
Envisagez l’utilisation de :
- PDV électroniques pour un suivi des ventes en temps réel ;
- Systèmes d’affichage des commandes en cuisine au lieu de commandes à la main ;
- Menus par QR code ou commandes par mobile pour gérer les temps d’attente ;
- Plannings de votre personnel pour gérer les shifts et les pauses.
Ces outils fournissent des données précieuses pour améliorer la chaîne d’approvisionnement de votre cuisine et votre performance globale à des événements.
8. Collaborer avec les organisateurs
Avant le jour J, assurez-vous d’avoir suffisamment de visibilité sur la disposition de l’événement et sa logistique.
Demandez des informations aux organisateurs sur :
- L’affluence attendue et les heures de pointe ;
- Les services disponibles (électricité, eau, déchets) ;
- Les points d’accès pour votre équipe et vos livraisons ;
- Les restrictions de vente ou en termes de sécurité alimentaire.
En étant proactif, vous réduisez les surprises et vous vous assurez que la chaîne logistique de votre cuisine reste ininterrompue.
9. Faire de la promotion avant votre service
Faites savoir à votre affluence que vous serez présent.
Voici quelques idées pour bien vous faire remarquer :
- Annoncer votre stand et votre menu sur les réseaux sociaux ;
- Offrir des aperçus ou des exclusivités uniquement disponibles sur l’événement ;
- Collaborer avec des influenceurs locaux ou des pages spécialisées en cuisine ;
- Utiliser les publicités ciblées en fonction de la localisation ou des coupons QR.
Partagez des photos, identifiez votre public et encouragez les commandes via les plateformes de livraison après l’événement.
10. Évaluez et améliorez
Après chaque événement, faites une analyse rapide :
- Vérifiez ce qui s’est bien vendu et ce qui ne s’est pas bien vendu ;
- Demandez à votre personnel ce qui aurait pu mieux se passer ;
- Détectez les retards et les erreurs dans la chaîne logistique de votre cuisine ;
- Mettez votre checklist à jour pour la prochaine fois.
Les événements sont bons pour votre croissance, mais seulement si vous en tirez des leçons afin de vous améliorer en vue de l’événement suivant.
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